BRKG mit VwV

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§ 1 Abs. 2 Nr. 1 bis 5 und 7 zählt die Bestandteile der Reisekostenvergütung abschließend auf. Andere angefallene Reisekosten sind der allgemeinen Lebensführung zuzuordnen und somit nicht erstattungsfähig. § 1 Abs. 2 Nr. 6 nennt zwei besondere Formen der Reisekostenvergütung. Während die Aufwandsvergütung von geringerem Aufwand als allgemein üblich bei bestimmten Dienstgeschäften ausgeht, fasst die Pauschvergütung eine Vielzahl gleichartiger Dienstreisen in einer pauschalen Reisekostenerstattung zusammen.

Der gesetzliche Begriff der Fahrtauslagen (§ 11 Abs. 5 u.a.) beinhaltet Fahrt- und Flugkosten nach § 4 und Wegstreckenentschädigung nach § 5.

Dienstreisende sind die in § 1 Abs. 1 genannten Personen, die eine Dienstreise ausführen.

Die Erledigungen von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort sind Dienstreisen.

Dienstort ist die politische Gemeinde, in der sich die Dienststätte befindet. Dienststätte ist die Stelle, bei der regelmäßig Dienst versehen wird. Zur Dienststätte im reisekostenrechtlichen Sinne gehören alle Stellen innerhalb einer abgegrenzten zusammenhängenden Liegenschaft. Dies ist unabhängig von deren Flächenausdehnung und einer Überschreitung von Gemeindegrenzen. Bei abgeordneten Beamtinnen und Beamten ist Dienstort der neue Beschäftigungsort. Bei Telearbeit oder mobilem Arbeiten gilt die Dienststätte als Dienstort.

Wohnort ist jede politische Gemeinde, in der Dienstreisende ihren (ggf. auch weiteren) Wohnsitz haben. Wohnort im reisekostenrechtlichen Sinn ist damit auch eine politische Gemeinde, in der Dienstreisende oder mit ihnen in häuslicher Gemeinschaft lebende Familienangehörige eine Wohnung (auch Ferienwohnung) besitzen und diese während der Dienstreise zu Wohnzwecken zur Verfügung steht. Ein dem vorübergehenden Aufenthalt dienender Ort ist ein außerhalb des Wohnortes liegender Ort, an dem sich Dienstreisende aus persönlichen Gründen vorübergehend aufhalten (z.B. der Urlaubsort).

Geschäftsort ist die politische Gemeinde, in der das Dienstgeschäft erledigt wird. Dienst-, Wohn- und Geschäftsort können ein und dieselbe politische Gemeinde sein.

Die Anordnung oder Genehmigung ist von der zuständigen Behörde zu erteilen und soll grundsätzlich vor dem Antritt der Dienstreise erfolgen. Ist der Wohnort (Wohnung nach Textziffer 2.2.1) ein anderer als der Dienstort, bedarf es für Dienstreisen zwischen dem Wohn- und dem Dienstort der schriftlichen oder elektronischen Anordnung oder Genehmigung. Bei länger dauernden Dienstgeschäften an demselben auswärtigen Geschäftsort hat die Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise für den Gesamtzeitraum zu erfolgen.

Für eine Dienstreise einer Richterin oder eines Richters zur Wahrnehmung eines richterlichen Amtsgeschäfts, das ihr oder ihm nach richterlicher Anordnung, nach der Geschäftsverteilung oder nach einer ihr gleichstehenden Anordnung obliegt, zur Wahrnehmung eines weiteren Richteramts, das ihr oder ihm übertragen ist, sowie zur Teilnahme an einer Sitzung des Präsidiums, dem sie oder er angehört, bedarf es keiner Anordnung oder Genehmigung. Gleiches gilt bei Dienstreisen

• von Richterinnen und Richtern im Rahmen richterlicher Spruchtätigkeit,
• von Organen der Rechtspflege (Staatsanwältinnen, Staatsanwälte, Beamtinnen, Beamten der Bundesanwaltschaft u.a.) im Rahmen der Rechtspflege.

Reisen der Gleichstellungsbeauftragten zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte sind Dienstreisen, die grundsätzlich einer Anordnung oder Genehmigung nach § 2 Abs. 1 Satz 2 erster Halbsatz bedürfen. Das für das Bundesgleichstellungsgesetz (BGleiG) federführende BMFSFJ hat jedoch auf Seite 24 unter V.5.a) seines Rundschreibens vom 6. Januar 2017 zum BGleiG hinsichtlich der zur Ausübung der Tätigkeit der Gleichstellungsbeauftragten durchzuführenden Dienstreisen ausgeführt, dass aufgrund der in § 24 Abs. 2 Satz 1 BGleiG normierten Weisungsfreiheit nur eine vorherige Anzeige dieser Dienstreisen gegenüber der Dienststellenleitung erforderlich ist. Hieraus folgt, dass diese Dienstreisen als solche zu betrachten sind, für die nach dem Wesen des Dienstgeschäfts eine Anordnung oder Genehmigung nicht in Betracht kommt (§ 2 Abs. 1 Satz 2 zweiter Halbsatz). Diese Dienstreisen sollen aber aus haushalts-, reisekosten- und versicherungsrechtlichen Gründen angezeigt werden. Für Auslandsdienstreisen und Dienstreisen zu Veranstaltungen von privaten Dritten sind weiterhin Dienstreisegenehmigungen notwendig.

Bei der Entscheidung über die Genehmigung einer Dienstreise ist zu prüfen, ob die Dienstreise notwendig und der Vorrang von Telefon- und Videokonferenzen vor Dienstreisen beachtet ist. Die Zahl der Teilnehmenden und die Dauer der Dienstreise sind auf das notwendige Maß zu beschränken.

Bei der Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise sind neben den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Fürsorge auch die Grundsätze der Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit zu berücksichtigen. Die Fürsorgepflicht kann u.a. auf die Festlegung des Beginns und des Endes einer Dienstreise Einfluss haben, wenn dadurch die Betreuung von Kindern oder pflegebedürftiger Familienangehöriger gewährleistet werden kann. Auch kann anstelle einer mehrtägigen Dienstreise die Anordnung mehrerer eintägiger Dienstreisen zur Berücksichtigung besonderer familiärer Situationen beitragen.

Eine Anordnung oder Genehmigung von Dienstreisen kann auch allgemein erteilt werden (z.B. für Dienstreisen mit wiederkehrenden Dienstgeschäften bestimmter Art). Eine solche Anordnung oder Genehmigung soll die Art der Dienstgeschäfte, ggf. zu nutzende Beförderungsmittel sowie die Dauer der Genehmigung nennen. Einer nochmaligen Einzelanordnung bedarf es nicht, wenn sich auswärtige Dienstgeschäfte aus z.B. Dienst- oder Einsatzplänen unzweifelhaft ergeben.

Wohnung im Sinne dieser Vorschrift ist die Wohnung oder Unterkunft, von der aus sich Dienstreisende überwiegend in die Dienststätte begeben, an Tagen, an welchen sie in der Dienststätte Dienst zu leisten haben. Eine weitere Wohnung, insbesondere die am Familienwohnsitz von Trennungsgeldempfängerinnen und Trennungsgeldempfängern, die nicht täglich an ihren Familienwohnort zurückkehren, bleibt unberücksichtigt.

Die Dienstreise gilt als an der Dienststätte angetreten oder beendet, wenn sie innerhalb der Regelarbeitszeit dort hätte angetreten oder beendet werden können und dies vom Reiseablauf vertretbar gewesen wäre; das gilt jedoch nicht, wenn Beginn oder Ende der Dienstreise an der Wohnung wirtschaftlicher ist.

An den im persönlichen Arbeitszeitmodell festgelegten Telearbeitstagen bestimmen sich Beginn und Ende der Dienstreise nach dem Ort des genehmigten Telearbeitsplatzes. An festgelegten Präsenztagen gilt § 2 Abs. 2 in Verbindung mit den Textziffern 2.2.1 und 2.2.2. Bei Telearbeit ohne festgelegte Präsenztage, beim Tausch von Telearbeits- und Präsenztagen sowie bei mobilem Arbeiten gilt immer die Wohnung nach § 2 Abs. 2 in Verbindung mit den Textziffern 2.2.1 und 2.2.2.

Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen Dienstreisender und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren. Hierauf ist bereits im Genehmigungsverfahren zu achten. Hinsichtlich der Dauer sind Dienstreisende ggf. darauf hinzuweisen, dass abweichend von den aus persönlichen Gründen gewählten tatsächlichen Reisezeiten die Reisekostenvergütung nur eine zeitgerechte An- und Abreise berücksichtigen kann (§ 3 Abs. 1 Satz 1). Bei Telearbeit und mobilem Arbeiten sind die Fahrten zwischen der Dienststätte und dem Ort der Telearbeit oder des mobilen Arbeitens private Fahrten von und zur Arbeit und reisekostenrechtlich nicht erstattungsfähig. Ist die Wohnung nach § 2 Abs. 2 an festgelegten Telearbeitstagen eine andere als an den Präsenztagen und werden diese privaten Fahrten zur Aufnahme der Telearbeit oder Präsenz mit Dienstreisen verbunden, sind nur die durch die Erledigung des Dienstgeschäfts zusätzlich entstehenden Kosten erstattungsfähig; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie für die zusätzliche Reisezeit gewährt. Beim mobilen Arbeiten besteht nur eine Wohnung nach § 2 Abs. 2. Werden Fahrten im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten mit Dienstreisen verbunden, sind nur die zusätzlich durch die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten erstattungsfähig; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie für die zusätzliche Reisezeit gewährt.

Notwendig sind auch Reisekosten, die durch umweltverträgliches und nachhaltiges Reisen entstehen. Beanspruchen Dienstreisende umweltverträgliche und nachhaltige Reisemittel, die insbesondere zur Reduzierung von Treibhausgas-Emissionen beitragen (z.B. durch Nutzung der Bahn, Übernachtung in umweltfreundlichen Hotels), so sind die dadurch entstehenden Kosten nach Maßgabe dieser Verwaltungsvorschrift erstattungsfähig.

Die Ausschlussfrist nach Absatz 2 Satz 1 beginnt mit dem Tage nach Beendigung der Dienstreise. Der Antrag auf Reisekostenvergütung ist innerhalb der Ausschlussfrist bei der Beschäftigungsbehörde oder bei der zuständigen Abrechnungsstelle einzureichen. Ein gewährter Abschlag (Textziffer 3.2.4) ist zurückzuzahlen, wenn ein Antrag auf Reisekostenvergütung nicht innerhalb der Ausschlussfrist gestellt wird. Die Kosten für zur Verfügung gestellte Reisemittel – z.B. Fahr- und Flugscheine – werden belassen, wenn sie zur Durchführung der Dienstreise genutzt wurden. In den Fällen des § 10 Absatz 2 beginnt die Ausschlussfrist mit Ablauf des Tages, an dem Bediensteten bekannt wird, dass die Dienstreise nicht ausgeführt wird.

Maßgebliche Kostenbelege sind die Nachweise der dienstreisebedingten Ausgaben, für die eine Erstattung beantragt wird. Ausgaben bis zu 10 Euro je Tag einer Dienstreise müssen nicht durch Belege nachgewiesen werden.

Grundsätzlich sollen Dienstreisen nicht vor 6 Uhr anzutreten und nicht nach 24 Uhr zu beenden sein. Ein früherer Beginn oder ein späteres Ende aus dienstlichen Gründen (z.B. zweckmäßige Verkehrsmittel, dienstlich bereitgestellte Mitfahr- oder Mitfluggelegenheiten) bleiben unberührt. Allgemein arbeitsfreie Tage sollen als Reisetage vermieden werden.

Dienstreisende können einen Abschlag in Höhe von 80 Prozent auf die zu erwartende Reisekostenvergütung verlangen, sofern diese voraussichtlich 200 Euro übersteigt. In besonderen Fällen kann durch die oberste Dienstbehörde ein geringerer Betrag festgesetzt werden. Sind Dienstreisende im Besitz einer im Rahmen einer dienstlichen Vereinbarung erworbenen persönlichen Kreditkarte, soll grundsätzlich auf Abschläge verzichtet werden, soweit die voraussichtlichen Auslagen durch den Kreditrahmen gedeckt sind.

Anrechenbare Leistungen im Sinne des § 3 Absatz 3 sind sowohl Geldbeträge als auch geldwerte Vorteile (z.B. Sachleistungen, Nutzungsberechtigungen, Rabatte, Boni, Gutschriften, geldwerte Leistungen aus Bonusprogrammen), die der oder dem Dienstreisenden unmittelbar oder mittelbar zugewendet werden. Können sie nicht bei derselben Dienstreise berücksichtigt werden, sind sie bei einer späteren Dienstreise einzusetzen. Die private Nutzung ist ausgeschlossen. Leistungen, die auf Grund von Fahrgast- oder Fluggastrechten als Entschädigung für eine körperliche oder seelische Beeinträchtigung dem persönlichen Bereich der oder des Dienstreisenden zuzuordnen sind, und Entschädigungsleistungen auf Grund von Ausfällen (Nichtbeförderungen, Annullierungen) oder Verspätungen werden nicht angerechnet. Von den Verkehrsträgern gewährte Unterstützungsleistungen (z.B. Gutscheine für Taxifahrten, Übernachtungen oder vollständige Mahlzeiten) hingegen sind nach den Anrechnungsvorschriften des Bundesreisekostengesetzes (§ 3 Absatz 3, § 4 Absatz 2, § 6 Absatz 2, § 7 Absatz 2) in der Weise zu berücksichtigen, dass eine Erstattung im Rahmen der Reisekostenvergütung für diese Ausgaben nicht erfolgt.

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Zu den Fahrtkosten gehören auch die Auslagen für

• Zu- und Abgang am Wohn-, Dienst- oder Geschäftsort,
• dienstliche Fahrten am Geschäftsort einschließlich Fahrten zu und von der Unterkunft,
• Aufpreise und Zuschläge für Züge,
• Reservierungsentgelte,
• Bettkarten oder Liegeplatzzuschläge,
• Beförderung des notwendigen dienstlichen und persönlichen Gepäcks.

Die Kosten von Bahnreisen werden auch dann erstattet, wenn sie höher sind als die Kosten eines anderen Reisemittels. Die Reisestellen dürfen auch bei höheren Kosten vorrangig Bahnreisen buchen. Höhere Kosten können nicht nur bei den eigentlichen Fahrtkosten, sondern insbesondere auch durch zusätzliche Übernachtungskosten oder zusätzliches Tagegeld entstehen. Dienstreisende dürfen weder aus wirtschaftlichen Gründen noch wegen eines Arbeitszeitgewinns auf eine Flugbuchung verwiesen werden. Diese Regelungen gelten auch für Fahrten im grenznahen Raum sowie für gut angebundene Großstädte in Nachbarstaaten (wie z.B. Paris oder Brüssel), bei denen die Bahn als alternatives Reisemittel zum Flugzeug zur Verfügung steht.

Eine mindestens zweistündige Fahrzeit liegt vor, wenn bei Bahnfahrten für die einfache Strecke der Zeitraum von der planmäßigen Abfahrt bis zur planmäßigen Ankunft einschließlich Umsteigezeiten zwei Stunden beträgt. Fahrzeiten für Zu- und Abgänge mit Bus, Straßen-, U- und S-Bahn bleiben unberücksichtigt. Für die Berechnung der Fahrzeit ist grundsätzlich die planmäßige Abfahrt von bzw. die Ankunft an dem dem Dienstreisebeginn bzw. dem Dienstreiseende nächstgelegene Bahnhof maßgebend. Liegt eine mindestens zweistündige Fahrzeit vor und wird Dienstreisenden der Anspruch auf Erstattung der Kosten für die nächsthöhere Klasse zuerkannt, gilt dies von Anfang an. § 4 Abs. 1 Satz 2 gilt nicht für Beamtinnen und Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst.

Flugkosten werden erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen Gründen (z.B. terminbedingt, dienstlich bereitgestellte Flugkontingente) oder aus wirtschaftlichen Gründen (z.B. Kosten) gewählt wird.

Flugkosten können in Ausnahmefällen erstattet werden, wenn sich aufgrund der Flugzeugbenutzung die Dauer der Dienstreise erheblich reduziert und dadurch zwingende Familienpflichten (notwendige Betreuung der mit Dienstreisenden in häuslicher Gemeinschaft lebenden Kinder und pflegebedürftigen nahen Angehörigen) besser wahrgenommen werden können und eine Alternative zur Betreuung durch den Dienstreisenden nicht besteht.

Dienstliche Gründe im Sinne des § 4 Abs. 1 Satz 4 können auch vorliegen, wenn der körperliche oder gesundheitliche Zustand Dienstreisender das Benutzen einer höheren Klasse rechtfertigt. Dies berücksichtigt, dass solche Beeinträchtigungen im Gegensatz zu § 4 Abs. 3 auch vorübergehend vorliegen können. Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse werden ebenfalls erstattet, wenn Dienstreisende z.B. ein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel benutzen mussten, das nur diese Klasse führt oder dessen andere Klassen ausgebucht waren. Haben Dienstreisende mit Anspruch auf Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse freiwillig die niedrigere Klasse benutzt, werden Fahrtkosten auch nur für diese Klasse erstattet.

Bei der Erstattung der entstandenen Kosten ist regelmäßig der jeweilige Normalpreis abzüglich des dem Bund gewährten Rabatts zugrunde zu legen. Es ist jedoch bei der Reisevorbereitung zu berücksichtigen, dass im Einzelfall auch besondere Ermäßigungen, z.B. solche durch frühzeitige Buchung und sonstige Festlegungen wie Zugbindung, in Anspruch genommen werden können.

Die Kosten einer BahnCard sind zu erstatten, wenn die Nutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist und der Kauf daher aus dienstlichen Gründen erfolgt. Die Kosten einer nicht aus dienstlichen Gründen gekauften BahnCard können auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich vollständig amortisiert haben; eine anteilige Erstattung ist ausgeschlossen. Auf das Rundschreiben des BMI vom 19. September 2018 – D6 – 30201/7#2 wird hingewiesen.²

Vergünstigungen aus Bonusprogrammen, die auf dienstlicher Inanspruchnahme regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel beruhen, sind ausschließlich für dienstliche Zwecke zur Verfügung zu stellen und zu verwenden. Sie dürfen auch dann nicht privat genutzt werden, wenn sie zu verfallen drohen.

Dienstreisende haben keinen Anspruch auf Erstattung von Fahrtkosten, wenn sie z.B. privat oder dienstlich beschaffte Fahrkarten (Netz- oder Zeitkarten, Jobtickets) bzw. Fahrausweise für schwerbehinderte Menschen (§ 228 SGB IX) nicht nutzen. Sie haben keinen Anspruch auf anteilige Erstattung ihrer dienstlich genutzten privaten Fahrausweise.

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Mietwagen im Sinne des § 4 Abs. 4 sind Kraftfahrzeuge, die ausschließlich zur Erledigung eines Dienstgeschäfts bei einem gewerblichen Anbieter angemietet oder geleast werden. Für ohnehin durch Dienstreisende genutzte Miet- oder Leasingkraftfahrzeuge, die nur gelegentlich für Dienstreisen genutzt werden, gelten die Entschädigungsregelungen des § 5.

Triftige Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen vor, wenn zur Erledigung des Dienstgeschäfts weder regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel genutzt werden können noch ein Dienstkraftfahrzeug zur Verfügung steht. Als triftige Gründe können auch wirtschaftliche Gründe berücksichtigt werden, soweit die Mietwagennutzung auf Verlangen der Dienstreisenden erfolgt. Vorzugsweise soll ein Elektrofahrzeug angemietet werden. Grundsätzlich können nur die Kosten für die Anmietung eines Kraftfahrzeuges der unteren Mittelklasse erstattet werden. Bei der Nutzung von Carsharing-Anbietern sind nur die Fahrtkosten erstattungsfähig. Die Erstattung von nutzungsunabhängigen Gebühren (z.B. Jahresgebühren oder Mitgliedsbeiträgen) ist ausgeschlossen. Die Anerkennung triftiger Gründe ist in der Regel vor Antritt der Dienstreise zu beantragen.

Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, wenn

• im Einzelfall dringende dienstliche Gründe vorliegen,
• zwingende persönliche Gründe vorliegen (z.B. Gesundheitszustand),
• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren oder
• Fahrten zwischen 22 und 6 Uhr

das Benutzen dieses Beförderungsmittels für Zu- und Abgang sowie Fahrten am Geschäftsort notwendig machen. Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe.

Liegt ein triftiger Grund nach den Textziffern 4.4.2 und 4.4.3 nicht vor, richtet sich die Reisekostenvergütung nach § 5 Abs. 1. In diesen Fällen ist die Angabe der gefahrenen Kilometer oder die Angabe der mit dem Taxi gefahrenen Strecke (Start- und Zieladresse) erforderlich.

Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist die verkehrsübliche Straßenverbindung maßgeblich. Längere Strecken werden berücksichtigt, wenn sie insbesondere auf Grund der Verkehrsverhältnisse (z.B. Stau) oder aus Gründen der Zeitersparnis benutzt wurden. Wegstreckenentschädigung wird auch für dienstliche Fahrten am Geschäftsort einschließlich der Fahrten zu und von der Unterkunft gewährt.

Benutzen Dienstreisende für Fahrten zum und vom Bahnhof/Flughafen ein privates Kraftfahrzeug, wird Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 1 gewährt. Diese Wegstreckenentschädigung wird auch für die sog. Leerfahrt gewährt.

Der Höchstbetrag in Höhe von 130 Euro/150 Euro berücksichtigt die Wegstreckenentschädigung für die gesamte Dienstreise. Als dienstliche Gründe im Sinne des § 5 Abs. 1 Satz 3 gelten auch, wenn durch die Benutzung eines Kraftfahrzeuges oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeuges zwingende Familienpflichten wahrgenommen werden können (notwendige Betreuung der mit Dienstreisenden in häuslicher Gemeinschaft lebenden Kinder und pflegebedürftigen nahen Angehörigen) und eine Alternative zur Betreuung durch den Dienstreisenden nicht besteht. Hierbei ist ein strenger Maßstab anzulegen.

Dienstreisende sind vor Antritt der Dienstreise darauf hinzuweisen, dass bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeuges, für das Wegstreckenentschädigung nur nach § 5 Abs. 1 gewährt werden kann, Sachschadensersatz durch den Dienstherrn nur nach den hierfür geltenden Bestimmungen geleistet werden kann. Der Hinweis ist aktenkundig zu machen.

Als Kraftfahrzeuge gelten auch Elektrofahrräder und Elektroscooter, die der Versicherungspflicht nach dem Pflichtversicherungsgesetz unterliegen.

Die Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses an der Benutzung eines privaten Kraftwagens kann im Einzelfall oder allgemein für bestimmte regelmäßig wiederkehrende Dienstgeschäfte getroffen werden. Auch in den Fällen, in denen eine Genehmigung der Reise nach dem Amt der Dienstreisenden oder dem Wesen des Dienstgeschäfts nicht in Betracht kommt, bedarf es einer entsprechenden vorherigen Anerkennung.

Ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung eines Kraftwagens liegt vor, wenn ein Dienstgeschäft sonst nicht durchgeführt werden kann oder die Benutzung eines Kraftwagens nach Sinn und Zweck eines Dienstgeschäfts notwendig ist und ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht. Dies ist insbesondere der Fall, wenn

• das Dienstgeschäft bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht durchgeführt werden kann oder ein solches nicht zur Verfügung steht,
• ein Diensthund mitzunehmen ist,
• schweres (mindestens 25 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck – kein persönliches Reisegepäck – mitzuführen ist,
• die Benutzung eines Kraftwagens es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten,
• eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen – aG – vorliegt.

Ein erhebliches dienstliches Interesse kann auch dann angenommen werden, wenn der Nachweis erbracht wird, dass durch die regelmäßige Benutzung von privaten Kraftwagen auf die Beschaffung von Dienstkraftfahrzeugen (Kauf oder Leasing) dauerhaft verzichtet werden kann.

Von der reisekostenrechtlichen Entscheidung über die gemäß § 5 BRKG zustehende Wegstreckenentschädigung ist der Umfang der daneben zustehenden Sachschadenserstattung nach den hierfür geltenden Bestimmungen im Schadensfall abhängig.

Benutzen Dienstreisende mindestens zwei Mal innerhalb eines Monats ein Fahrrad, wird als Wegstreckenentschädigung für jeden maßgeblichen Monat ein Betrag in Höhe von fünf Euro gewährt.³ Die zweimalige Nutzung eines Fahrrades innerhalb eines Monats bezieht sich auf zurückgelegte Einzelstrecken und nicht auf die Zahl der Dienstreisen. Das Vorhandensein der Voraussetzung ist monatlich nachträglich anzuzeigen. Werden im Einzelfall höhere Kosten (z.B. Mietfahrrad) nachgewiesen, werden diese erstattet.

Die Verweisung auf das Einkommensteuergesetz (EStG) stellt bezüglich des bei Dienstreisen unterstellten und damit erstattungsfähigen Verpflegungsmehraufwands auf die für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Fällen der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte steuerlich abzugsfähigen Pauschbeträge (§ 9 Absatz 4a Satz 3 EStG⁴) ab. Hat der Beschäftigte keine erste Tätigkeitsstätte, gelten die Verpflegungspauschalen entsprechend.

Führen Dienstreisende an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, gilt entsprechend der Lohnsteuerrichtlinie, dass zur Festsetzung der Dauer der Dienstreise die Abwesenheitszeiten im Sinne des § 9 Absatz 4a Satz 3 EStG zusammenzurechnen sind.

Eine Entfernung im Sinne des § 6 Abs. 1 Satz 3 ist als gering anzusehen, wenn sie nicht mehr als zwei Kilometer beträgt.

Ein Einbehalt für unentgeltlich zur Verfügung gestellte Verpflegung erfolgt, wenn es sich im Einzelnen um vollwertige Mahlzeiten einschließlich Getränk zu den üblichen Essenszeiten nach inländischen Maßstäben handelt.

Hinweis: Auf die jeweils geltenden lohnsteuerrechtlichen Regelungen zur Versteuerung eines gegebenenfalls eintretenden geldwerten Vorteils wird hingewiesen.⁵

Übernachtungsgeld wird entweder pauschal gewährt, wenn keine oder geringere Kosten als 20 Euro entstanden sind (§ 7 Abs. 1 Satz 1) oder in Höhe entstandener notwendiger Kosten (§ 7 Abs. 1 Satz 2).

Übernachtungsgeld wird nicht bei Erledigung nächtlicher Dienstgeschäfte gewährt, wenn Art und Zweck des Dienstgeschäfts die Inanspruchnahme einer Unterkunft ausschließen (z.B. Nachtfahrten, Nachtkontrollen, Schichtdienst), also eine Übernachtung nicht vorliegt.

Übernachtungskosten sind als notwendig anzusehen, wenn ein Betrag von 70 Euro nicht überschritten wird. Übersteigen die Übernachtungskosten diesen Betrag, ist deren Notwendigkeit im Einzelfall zu begründen. Unabhängig davon werden Übernachtungskosten erstattet, wenn die Reisestelle diese bereits vor Reiseantritt als angemessen anerkannt hat.⁶ Dies gilt auch, wenn sie die Zimmerreservierung selbst durchführt (auch von dort beauftragtes Reisebüro) oder Dienstreisende Zimmer aus einem von der Reisestelle herausgegebenen Hotelverzeichnis buchen.⁷ Bei der Feststellung der Angemessenheit bleiben Anteile für die Verpflegung, z.B. Frühstück, unberücksichtigt.

Übernachtungskosten, die die Kosten des Frühstücks einschließen, werden unter Beachtung des § 6 Abs. 2 erstattet, unabhängig davon, ob der Inklusivpreis nach Übernachtungs- und Frühstücksanteil getrennt auf derselben Rechnung ausgewiesen ist; vorausgesetzt, der Frühstücksanteil ist nicht als gesonderte Wahlleistung erkennbar. Beinhaltet der Zimmerpreis neben dem Frühstück weitere Verpflegungskosten (sog. Halb- oder Vollpension), wird dieser ebenfalls unter Beachtung des § 6 Abs. 2 als Übernachtungskosten erstattet.

Bei gemeinsamer Übernachtung mehrerer Dienstreisender in einem Mehrbettzimmer, sind die Übernachtungskosten gleichmäßig aufzuteilen. Übernachten Dienstreisende mit nicht erstattungsberechtigten Personen in einem Zimmer, ist der Preis erstattungsfähig, der bei alleiniger Nutzung eines Zimmers zu zahlen wäre; ohne Nachweis sind die Übernachtungskosten gleichmäßig auf die Personen aufzuteilen.

Übernachtungskosten in Beherbergungsbetrieben mit einem Umweltsiegel oder Zertifikat für Klima- und/oder Umweltfreundlichkeit sind über dem notwendigen Übernachtungsgeld nach Textziffer 7.1.3 Satz 1 erstattungsfähig, sofern das Hotelverzeichnis diesen Ort nicht führt bzw. das Hotelverzeichnis für diesen Ort kein umweltzertifiziertes Hotel ausweist.

Sind Auslagen für das Benutzen von Schlafwagen oder Schiffskabinen zu erstatten, wird für dieselbe Nacht Übernachtungsgeld nur gewährt, wenn Dienstreisende wegen der frühen Ankunft oder späten Abfahrt des Beförderungsmittels eine Unterkunft in Anspruch nehmen oder beibehalten mussten. Dieses gilt sinngemäß auch, wenn bei der Benutzung von Beförderungsmitteln (§ 7 Abs. 2 Nr. 1) eine zusätzliche Übernachtung erforderlich wird. Textziffer 7.1.3 ist anzuwenden.

Aufwandsvergütung soll vor allem in Fällen festgesetzt werden, in denen regelmäßig aufgrund der besonderen Art des Dienstgeschäfts (z.B. regelmäßige Dienstreisen an den gleichen Geschäftsort oder in ein gleich bleibendes Gebiet) oder der Ausführung der Dienstreisen (z.B. Teilnahme an einer Gemeinschaftsverpflegung gegen Bezahlung) offenkundig geringere Aufwendungen für Verpflegung und/oder Unterkunft als allgemein entstehen. Erfahrungswerte können z.B. aus der Auswertung geeigneter Dienstreisen über einen längeren Zeitraum gewonnen werden. Geringfügige Abweichungen führen nicht zu einer Neufestsetzung der Aufwandsvergütung.

Pauschvergütungen können für die gesamte Reisekostenvergütung oder für Teile davon (z.B. Tage- und Übernachtungsgeld) festgesetzt werden. Es kann nach Wochen, Monaten oder anderen Zeiträumen pauschaliert werden.⁸

Die Bemessung der Pauschvergütung orientiert sich an den notwendigen Aufwendungen, die Dienstreisenden erfahrungsgemäß zu erstatten wären, wenn sie jede regelmäßige oder gleichartige Dienstreise gesondert abrechnen würden. Erfahrungswerte werden üblicherweise aufgrund von Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum über die im Einzelnen abgerechneten Dienstreisen gewonnen.

Nebenkosten sind Auslagen, die ursächlich und unmittelbar mit der Erledigung des Dienstgeschäfts zusammenhängen und notwendig sind, um das Dienstgeschäft überhaupt oder unter zumutbaren Bedingungen ausführen zu können.

Als erstattungsfähige Nebenkosten kommen u.a. grundsätzlich in Betracht:⁹

• Kosten der Gepäckversendung (ab 15 kg Handgepäck), -aufbewahrung und -versicherung,
• Eintrittsgeld für dienstlich notwendige Teilnahme an Veranstaltungen (z.B. Ausstellungen, Messen, Tagungen, Versammlungen),
• dienstlich veranlasste Telekommunikationskosten,
• Auslandseinsatzentgelt bei Kreditkarteneinsatz für erstattbare Reisekosten unter Berücksichtigung des Kreditkartenumrechnungskurses sowie Bankspesen oder Gebühren für Barabhebungen an Geldautomaten im Ausland,
• Garagenmiete und Parkgebühren bei Benutzung von Dienstkraftfahrzeugen, privaten Kraftwagen, wenn an der Benutzung ein erhebliches dienstliches Interesse (§ 5 Absatz 2) festgestellt wurde, oder Mietwagen nach § 4 Absatz 4,
• Parkgebühren in sonstigen Fällen (§ 5 Abs. 1 und Abs. 3) bis zu 15 Euro täglich,
• Kosten für erforderliche Untersuchungen (z.B. Tropentauglichkeitsuntersuchung), ärztliche Zeugnisse, Grenzübertritts- und Zollpapiere einschließlich Passbilder, Visa, notwendige Impfungen einschließlich Sera im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen,
• Kosten für eine nicht im öffentlichen Dienst stehende Begleitperson schwerbehinderter Beschäftigter werden entsprechend den Vorschriften des BRKG erstattet, wenn die oder der schwerbehinderte Beschäftigte das Dienstgeschäft nur mit fremder Hilfe ausführen kann,
• Kosten für Fähren und Mauten bei Benutzung von Kraftfahrzeugen.

Bei dienstlich bedingter Abwesenheit vom Geschäftsort werden die notwendigen Auslagen für das Beibehalten der Unterkunft an diesem Geschäftsort als Nebenkosten erstattet.

Nicht erstattet werden u.a. grundsätzlich:

• Reiseausstattung (z.B. Koffer, Taschen),
• Tageszeitungen, Trinkgelder, Geschenke,
• Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten,
• Reiseversicherungen (z.B. Reiseunfallversicherung, -rücktrittsversicherung, -haftpflichtversicherung, Flugunfallversicherung, Auslandskrankenversicherung),
• Ersatzbeschaffung, Reparatur oder Reinigung mitgeführter Kleidungs- und Reiseausstattungsstücke,
• Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr),
• Arzt- und Arzneimittelkosten.

Betreuungs- und Pflegekosten für Familienangehörige sind keine zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendigen Ausgaben und können daher reisekostenrechtlich nicht erstattet werden, sondern nur nach den Regelungen des Bundesgleichstellungsgesetzes.¹⁰

Werden Dienstreisen aus dienstlichen oder zwingenden privaten Gründen, die die Dienstreisenden nicht zu vertreten haben, nicht ausgeführt, haben sie unverzüglich nach Kenntnis der Hinderungsgründe alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten. Bereits eingegangene Verpflichtungen sind so weit wie möglich rückgängig zu machen.

Zu den erstattungsfähigen Auslagen gehören u.a.:

• Kosten für die Stornierung von Flug- und Fahrscheinen sowie der Hotel-/Unterkunftsreservierung,
• vorausbezahlte Teilnehmergebühren, soweit sie nicht vom Veranstalter erstattet werden.

Der Abordnung und Kommandierung steht die Zuweisung nach § 21 des Bundesbeamtengesetzes gleich.¹¹

§ 11 Abs. 1 Satz 4 stellt ein- und zweitägige Abordnungen und Kommandierungen hinsichtlich der zu gewährenden Reisekostenvergütung ein- und zweitägigen Dienstreisen gleich und stellt insoweit eine Ausnahme zu § 11 Abs. 1 Satz 2 und 3 dar.

Wohnung im Sinne des § 11 Abs. 2 Satz 2 ist nicht eine nur dem vorübergehenden Aufenthalt dienende Unterkunft (z.B. Urlaubswohnung).

Angeordnete Vorstellungsreisen von Bewerberinnen und Bewerbern aus dem eigenen Geschäftsbereich der jeweiligen obersten Bundesbehörde sind Dienstreisen.

Hinweis: In welchen Fällen und inwieweit Reisekosten bei Vorstellungsreisen von dazu aufgeforderten Bewerberinnen und Bewerbern, die nicht dem öffentlichen Dienst angehören oder im Zeitpunkt der Vorstellung in einem anderen Geschäftsbereich oder bei einem anderen Dienstherrn beschäftigt sind, erstattet werden können, gibt das Bundesministerium der Finanzen jeweils mit Runderlass bekannt.

Soweit § 11 Abs. 3 Nr. 2 noch von Soldaten spricht, die auf Grund der Wehrpflicht Wehrdienst leisten, treten an deren Stelle jetzt die Soldatinnen und Soldaten, die freiwilligen Wehrdient nach § 58b Soldatengesetz geleistet haben und ihre Entlassungsreise wegen Beendigung des freiwilligen Wehrdienstes nach § 58h Soldatengesetz durchführen.

(bleibt frei)

Wohnung im Sinne des § 11 Abs. 5 ist jede außerhalb des Geschäftsortes gelegene Wohnung, auch z.B. eine Ferienwohnung, die Dienstreisenden oder mit diesen in häuslicher Gemeinschaft lebenden Angehörigen gehört. Für die Bemessung der Reisekostenvergütung ist entscheidend, ob Dienstreisende dort tatsächlich übernachten. Allein die Möglichkeit einer Nutzung reicht zur Anwendung dieser Vorschrift nicht aus.

Eine Wohnung im Sinne des § 11 Abs. 5 kann auch die Wohnung sein, von der Dienstreisende regelmäßig ihren Dienst antreten. Im Falle der Übernachtung in dieser Wohnung kann für die Dauer des Aufenthalts dort kein Tagegeld gewährt werden (Textziffer 6.1).

Die Übernachtungspauschale kann nur einmal je Übernachtung gewährt werden; zusätzliche Fahrten werden nicht abgegolten. Die Gewährung einer Übernachtungspauschale als Ersatz der Fahrtauslagen schließt die weitere Gewährung eines Übernachtungsgeldes nach § 7 aus.

§ 13 Abs. 1 regelt die Erstattung für alle Fälle, in denen mit einer Dienstreise Urlaubsreisen oder andere private Reisen zeitlich und räumlich miteinander verbunden werden. Unabhängig von der zeitlichen Lage des Dienstgeschäfts (vor, während oder im Anschluss an eine private Reise) bemisst sich die Reisekostenvergütung als wären Dienstreisende unmittelbar vor dem Dienstgeschäft an den Geschäftsort gefahren und unmittelbar danach wieder in die Wohnung oder Dienststätte zurückgekehrt. Nutzen Dienstreisende bei der Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen eine niedrigere Wagen- oder Flugklasse, ist die benutzte Wagen- oder Flugklasse für die Berechnung der Kosten maßgebend.

Die Regelung erfasst nicht die Fälle, in denen im Einvernehmen mit Dienstreisenden der Aufenthalt über die Dauer des Dienstgeschäfts hinaus verlängert wird, um z.B. erhebliche Fahrpreisermäßigungen zu erreichen. Die Dauer der Dienstreise richtet sich in diesen Fällen nach der Regelvorschrift des § 2 Abs. 2.

Die Einschränkung des § 13 Abs. 1 Satz 3 berücksichtigt das anzunehmende erhebliche private Interesse. Unabhängig von der Dauer des Dienstgeschäfts ist die Erstattung der Fahrtauslagen auf die durch das Dienstgeschäft zusätzlich entstandenen Kosten zu begrenzen. Die Bemessung des Tage- und Übernachtungsgeldes richtet sich nach Textziffer 13.1.1.

Zu § 13 Abs. 2 gehören Dienstreisen, die

• vom Wohn- oder Dienstort über den Geschäftsort zum Urlaubsort,
• vom Urlaubsort zum Geschäftsort und zurück zum selben Urlaubsort und
• nach Beendigung des Urlaubs vom Urlaubsort über den Geschäftsort zum Wohn- oder Dienstort führen. Dabei tritt für die Bemessung der Dauer der Dienstreise der Urlaubsort an die Stelle des Wohnortes im Sinne des § 2 Abs. 2.

Die Reisekostenvergütung für Dienstreisen nach Textziffer 13.2.1 ist nach § 3 Abs. 1 Satz 1 auf die durch die Erledigung des Dienstgeschäfts zusätzlich entstehenden Kosten begrenzt. Zusätzliche Fahrtauslagen sind die, die ohne das Dienstgeschäft nicht angefallen wären.

Muss aus dienstlichen Gründen eine Urlaubsreise vorzeitig beendet werden, gelten die Sonderregelungen des § 13 Abs. 3 und 4. Wird die Anwesenheit in der Dienststätte angeordnet, gilt die Reise vom vorübergehenden Aufenthaltsort zum Dienstort als Dienstreise. Für diese Reise erhalten Dienstreisende daher die volle Reisekostenvergütung nach § 1 Abs. 2. Dies gilt auch, wenn vor der Rückkehr an den Dienst- oder Wohnort ein Dienstgeschäft an einem auswärtigen Geschäftsort durchzuführen war. Bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges steht Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 2 zu.

Zusätzlich werden Dienstreisenden Fahrtauslagen für die zurückgelegte Strecke von der Wohnung zum Urlaubsort (Hinfahrt einschließlich ggf. bereits absolvierter Etappenfahrten), an dem Dienstreisende die Anordnung erhalten haben, gewährt. Die Höhe der Fahrtauslagen richtet sich nach dem Anteil des Urlaubs, der aus dienstlichen Gründen nicht mehr in Anspruch genommen werden konnte. Berücksichtigungsfähig ist hier nur die Zeit einer Urlaubsreise, ein Urlaubsaufenthalt zu Hause wird nicht mitgerechnet. Die Kosten der Hinfahrt werden in voller Höhe erstattet, wenn der Urlaub in der ersten Hälfte abgebrochen werden musste, ansonsten zur Hälfte. Bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges steht Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 2 zu.

Aufwendungen Dienstreisender und der sie begleitenden Personen, die durch die Unterbrechung oder vorzeitige Beendigung eines Urlaubs verursacht oder nicht ausgenutzt werden, sind insbesondere:

• für einen Gesamtzeitraum zu entrichtende Unterkunftskosten, Stellplatzgebühren u.a.,
• im Vorverkauf erworbene Eintrittskarten,
• Mehrfachkarten zur Benutzung von Einrichtungen am Urlaubsort und
• vorgebuchte Ausflugsfahrten.

Begleitende Personen im Sinne des § 13 Abs. 4 sind Personen,

• die an der Urlaubsreise der Bediensteten teilnehmen und
• deren Urlaubskosten sie ganz oder teilweise tragen.

Für die Erstattung von Aufwendungen für die Hin- und Rückfahrt begleitender Personen gilt Textziffer 13.3.2 sinngemäß. Neben den Kosten für die Rückkehr werden die durch die vorzeitige Rückfahrt nicht mehr benutzbaren Bahn- oder Flugtickets erstattet, soweit diese nicht storniert werden können.

(bleibt frei)

(bleibt frei)

Die Auslandsreisekostenverordnung (ARV) berücksichtigt in Verbindung mit einer Allgemeinen Verwaltungsvorschrift nach § 16 (Höhe der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder gemäß § 3 Abs. 1 Satz 1 ARV) die für Auslandsdienstreisen vom Inland abweichenden Verhältnisse.